Menedżerskie i prawne aspekty podejmowania działalności gospodarczej

Proces podejmowania działalności gospodarczej oznacza zorganizowanie nowego przedsiębiorstwa przez osobę nie będącą do tej pory przedsiębiorcą poprzez jego wyodrębnienie pod względem ekonomicznym, organizacyjnym i prawnym. Faza ta, określana mianem założycielskiej lub startowej, rozpoczyna się konkretnym pomysłem i trwa aż do zarejestrowania pierwszych obrotów przedsiębiorstwa. Przebieg procesu założycielskiego obejmuje dwa odmienne pod względem treści etapy:

  • przedzałożycielski – obejmujący wczesną oraz właściwą fazę przygotowawczą, w której następuje gotowość do podjęcia działalności gospodarczej,

  • założycielski, obejmujący fazę koncepcyjną, realizacyjną i faktycznego zainicjowania działalności gospodarczej.

W ramach tych etapów przed przedsiębiorcą pojawia się konieczność podjęcia szeregu decyzji, przeprowadzenia różnorodnych analiz oraz realizacji określonych czynności pozwalających na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Decyzje, analizy i czynności te można rozpatrywać w ramach dwóch głównych obszarów: menedżerskiego, wyznaczającego rynkową koncepcję biznesu i prawnego oraz prawnego, zmierzającego do formalnoprawnego rozpoczęcia prowadzenia własnej firmy.

Do kluczowych decyzji, analiz i czynności związanych z obszarem menedżerskim fazy startowej można zaliczyć::

  • określenie pomysłu na biznes, rozumianego jako zbiór podstawowych parametrów rynkowych planowanego przedsięwzięcia gospodarczego, przede wszystkim zaś przedmiotu działania, rynku i grupy docelowych odbiorców oraz charakteru przewagi rynkowej,

  • decyzje związane z wprowadzeniem na rynek określonych produktów i usług skierowanych dla wybranej grupy docelowej na określonym rynku,

  • podjęcie decyzji o kształcie procesu produkcji/świadczenia usług, w tym wybory techniczne i technologiczne,

  • analizy konkurentów i konkurencji w sektorze,

  • wybór dostawców przedsiębiorstwa, w tym firm kooperujących, przyczyniających się do sukcesu nowego przedsięwzięcia gospodarczego,

  • wybór lokalizacji firmy,

  • podjęcie decyzji o formach i instrumentach działań promocyjnych,

  • podjęcie decyzji o potrzebach finansowych i wykorzystaniu źródeł finansowania działalności gospodarczej.

Menedżerskie aspekty podejmowania działalności gospodarczej w istotny sposób wpływają na dalszy przebieg życia przedsiębiorstwa, co przedstawiono w poniższej tabeli:

Obszar decyzji menedżerskich podejmowanych w fazie startowej Zakres decyzji Strategiczny wpływ decyzji na dalszy rozwój przedsiębiorstwa
Pomysł na biznes
  • przedmiot działalności,
  • rynek docelowy,
  • grupa docelowych odbiorców,
  • charakter przewagi rynkowej.
 Decyduje o tożsamości przedsiębiorstwa w pierwszym okresie. Decyzje wiążą się z zaangażowaniem znacznych środków na promocję przedsięwzięcia na rynku docelowym. Zmiany w tym zakresie skutkują modyfikacją w kierunkach strategicznego rozwoju podmiotu gospodarczego.

Wybór produktów i usług wprowadzanych na rynek
  • określenie rodzaju produktów i usług oraz ich poziomów (rdzeń produktu, produkt formalny, produkt wzbogacony),
  • ustalenie cen produktów i usług,
 Wiąże się z wybranym przedmiotem działalności podmiotu oraz charakterem przewagi rynkowej. Pierwsze wybory w tym zakresie budują wizerunek firmy w dłuższym okresie czasu. Zasadnicze zmiany cen w późniejszych etapach rozwoju mogą być utrudnione w związku z określonym postrzeganiem przedsiębiorstwa przez nabywców.
Określenie procesu produkcji / świadczenia usług
  • określenie procesu produkcji i świadczenia usług,
  • wybór technologii wytwarzania.
 Wiąże się ze znacznym zaangażowaniem finansowym. Błędne decyzje w tym zakresie mogą skutkować znacznymi stratami w dalszych etapach rozwoju przedsiębiorstwa.
Analizy konkurentów firmy
  • identyfikacja konkurentów firmy, ich potencjału, słabych i mocnych stron.
 Prawidłowa identyfikacja konkurentów oraz oceny ich potencjału jest warunkiem sukcesu rynkowego nowego przedsiębiorstwa. Warunkuje ona wprowadzenie produktów i usług na rynek, a w dłuższym okresie wpływa na podejmowane strategiczne kierunki rozwoju przedsiębiorstwa.
Wybór dostawców
  • podjęcie decyzji make or buy?
  • wybór dostawców,
  • sformalizowanie współpracy.
 Decyzje podejmowane w tym obszarze wiążą się z zapewnieniem prawidłowego przebiegu wszystkich elementów łańcucha wartości nowego przedsięwzięcia gospodarczego. Błędy popełnione przy wyborze dostawców mogą skutkować obniżeniem jakości produktów lub usług i być bardzo kosztowne, szczególnie w sytuacji podpisania długoterminowych umów o współpracę.
Wybór lokalizacji
  • decyzja o lokalizacji siedziby firmy,
  • decyzje o lokalizacjach zakładów produkcyjnych, punktów usługowych lub handlowych w zależności od specyfiki firmy.
 Planowana lokalizacja powinna gwarantować minimalizację kosztów produkcji oraz dystrybucji, powinna umożliwiać łatwy dostęp do grupy docelowej klientów i stanowić dla nich czynnik zachęcający do współpracy. Należy pamiętać, że im bardziej złożona i kosztowna ma być projektowana działalność gospodarcza, tym kosztowniejsza może być jej błędna lokalizacja.
Podjęcie decyzji o formach i instrumentach działań promocyjnych
  • wybór form promocji,
  • wybór instrumentów promocji,
  • określenie budżetu działań promocyjnych.
 Dobór form i instrumentów promocyjnych powinien być uzależniony od wyboru grupy docelowej klientów oraz dostosowany do charakteru i zasobów przedsiębiorstwa. Podejmując decyzje w tym zakresie należ wziąć pod uwagę również uwarunkowania prawne.
Źródła finansowania i wspierania działalności gospodarczej
  • określenie potrzeb w zakresie środków finansowych niezbędnych do rozpoczęcia działalności,
  • wybór źródeł finansowania,
  • rozpoznanie możliwości wykorzystania finansowych i pozafinansowych instrumentów wspierania podejmowania działalności gospodarczej,
  • wstępne analizy ekonomiczno-finansowe dotyczące opłacalności przedsięwzięcia.
 Znaczne zaangażowanie środków własnych ogranicza najczęściej możliwości rozwojowe firmy. Z drugiej strony finansowanie obce młodych przedsięwzięć gospodarczych jest z reguły bardzo ryzykowne więc zewnętrzni dawcy kapitału nie są skłonni do finansowania takich podmiotów. Wybór finansowania obcego wpływa również na znaczne zobowiązania finansowe w dalszych etapach rozwoju firmy.

Obszar prawny fazy startowej wiąże się z kolei z podejmowaniem różnorodnych czynności i decyzji związanych z formalną rejestracją podmiotu i tworzeniem jego samodzielności prawnej. Rejestracja taka opiera się w znacznym stopniu na wykorzystaniu różnorodnych dokumentów konstytutywnych i różnicuje się w zależności od wybranej formy organizacyjno-prawnej . Do podstawowych, wybranych działań w tym obszarze można zaliczyć:

  • podjęcie decyzji o wyborze formy organizacyjno-prawnej przedsiębiorstwa,

  • w przypadku wyboru spółki – sporządzenie umowy spółki w formie pisemnej,

  • rejestrację podmiotu w organie ewidencyjnym – urzędzie miasta lub w Krajowym Rejestrze Sądowym,rejestrację działalności gospodarczej w urzędzie skarbowym, w tym nadanie nr NIP, wybór formy opodatkowania podatkiem dochodowym oraz podjęcie decyzji o rezygnacji bądź utrzymaniu zwolnienia podmiotowego w podatku od towarów i usług,

  • zgłoszenie płatnika składek i osób zaangażowanych w działalność firmy jako ubezpieczonych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych,

  • uzyskanie niezbędnych pozwoleń na prowadzenie działalności w obszarach regulowanych, w tym uzyskanie koncesji, zezwoleń, wpisu do rejestru działalności regulowanej, licencji, zgody, uprawnień do wykonywania określonych zawodów i innych pozwoleń,

  • pozostałe zgłoszenia rejestracyjne uzależnione od charakteru i zakresu podejmowanej działalności, np. zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy, Inspekcji Sanitarnej, Inspekcji Handlowej.

Prawne aspekty podejmowania działalności gospodarczej w istotny sposób wpływają na dalszy przebieg życia przedsiębiorstwa, co przedstawiono w poniższej tabeli:

Obszar działań prawnych  podejmowanych w fazie startowej Strategiczny wpływ decyzji na dalszy rozwój przedsiębiorstwa
Wybór formy organizacyjno-prawnej Wybór ten związany jest z liczbą osób zaangażowanych kapitałowo w nowe przedsięwzięcie; wpływa również na perspektywy rozwoju oraz możliwości pozyskiwania środków na rozwój firmy. Zmiany w tym obszarze wiążą się z koniecznością zaangażowania środków finansowych i innych zasobów w przekształcenia formy prawnej.
Sporządzenie umowy spółki Zapisy zawarte w umowie spółki wpływają zasadniczo na relacje właścicielskie, układ i kompetencje organów zarządzających, podział zysków czy okres funkcjonowania podmiotu. Zmiany umowy w dalszych okresach działania przedsiębiorstwa wymagają zgody wspólników i mogą być trudne do wprowadzenia.
Rejestracja podmiotu w organie ewidencyjnym Rejestracja ta związana jest z wyborem określonych rodzajów działalności, które mogą być podjęte natychmiast po rozpoczęciu działalności lub w dłuższej perspektywie strategicznej. Wybór ten może ponadto skutkować określonymi konsekwencjami podatkowymi dla prowadzonej działalności.
Rejestracja i zgłoszenie w urzędzie skarbowym Zgłoszenie to skutkuje konsekwencjami prawnymi w postaci obowiązków podatkowych oraz obowiązkiem prowadzenia określonych urządzeń księgowych niezbędnych do rozliczeń z urzędem skarbowym. Wybory te zasadniczo wpływają na koszty przedsiębiorstwa oraz perspektywy związane z zakresem informacji płynącym dla zarządu z systemu rachunkowości
Zgłoszenie do ZUS Zgłoszenie to wywołuje długofalowe skutki w postaci obowiązków opłacania składek ZUS za właścicieli przedsiębiorstwa oraz inne osoby formalnie zaangażowane w jego działalność. Wpływa nie tylko na koszty funkcjonowania firmy ale również wywołuje określone skutki osobiste w postaci np. dostępu do świadczeń chorobowych, czy świadczeń systemu emerytalno-rentowego.
Uzyskanie niezbędnych pozwoleń Pozwolenia te są niezbędne do podjęcia określonych, regulowanych dziedzin działalności gospodarczej. Wiążą się często ze spełnieniem dodatkowych wymogów przez podmiot gospodarczy.
Pozostałe zgłoszenia rejestracyjne Zgłoszenia te wywołują konsekwencje w postaci konieczności spełniania przez podmiot gospodarczy określonych przepisów prawa. Dodatkowe możliwe są kontrole ze strony instytucji regulacyjnych.

Decyzje, analizy i działania menedżerskie i prawne podejmowane w fazie startowej w istotny sposób wpływają na dalsze funkcjonowanie i rozwój zakładanego przedsiębiorstwa. Błędy popełniane na tym etapie mogą skutkować utrudnieniami rozwojowymi w dalszych fazach funkcjonowania firmy. Należy podkreślić, iż decyzje i działania podejmowane w fazie startowej mogą być najczęściej modyfikowane w dalszym okresie, jednak te zmiany wiążą się często ze znacznym zaangażowaniem środków finansowych, jak również z czasową utratą elastyczności podmiotu, związaną z koniecznością wprowadzenia zmian.

Model ten przedstawiony jest w następujących publikacjach:

  1. Matejun M., Faza startowa jako strategiczny etap rozwoju przedsiębiorstwa, [w:] Lachiewicz S., Matejun M. (red.), Zarządzanie rozwojem małych i średnich przedsiębiorstw, Oficyna a Wolters Kluwer business, Warszawa 2011, s. 61-84 [Pobierz publikację]

  2. Matejun M., Staroń W., Menedżerskie i prawne aspekty podejmowania działalności gospodarczej w Polsce, [w:] Wasiluk A. (red.), Nowoczesne podejście do zarządzania organizacjami, Difin, Warszawa 2009, s. 29-39 [Pobierz publikację]