Proces wdrażania outsourcingu kontraktowego w małych i średnich przedsiębiorstwach

Wdrażanie outsourcingu kontraktowego powinno odbywać się według pewnego planu, obejmującego analizę przyczyn, szans i możliwości oraz ryzyka wykorzystania tej metody w praktyce gospodarczej. Plan taki może być przedstawiony w formie procesowej i wiąże się z podejmowaniem odpowiednich decyzji zapewniających właściwe przygotowanie i wdrożenie metody.

Korzystając z literatury przedmiotu (przede wszystkim opierając się na modelu M.F. Cook) oraz własnych doświadczeń w pracy konsultacyjno-doradczej zaproponowano procesowy układ wdrażania metody outsourcingu w małych i średnich przedsiębiorstwach. Składał się on z 13 kroków, które zostały podzielone na trzy fazy:

  1. Fazę koncepcyjną – składającą się z 3 etapów, w trakcie których następuje wyznaczenie celów outsourcingu oraz wielowymiarowa ocena wewnętrznych i zewnętrznych czynników wpływających na powodzenie wdrożenia tej metody.

  2. Fazę realizacyjną, na którą składa się 8 etapów, których celem jest zapewnienie wewnętrznego porządku w trakcie wdrażania outsourcingu, a także wybór partnera zewnętrznego.

  3. Fazę operacyjną, związaną z bieżącym zarządzaniem kontraktem outsourcingowym.

Etap Nazwa etapu Charakterystyka etapu

Faza koncepcyjna
1 Określenie celów outsourcingu Zgodnie z systemowym i celowościowym podejściem w zarządzaniu, na tym etapie mali i średni przedsiębiorcy wyznaczają podstawowe cele outsourcingu: strategiczne, operacyjne, rynkowe, ekonomiczne i finansowe, organizacyjne, motywacyjne, techniczno-technologiczne, czy prawne , dostosowane do specyfiki mikro, małego lub średniego przedsiębiorstwa.
2 Analiza kosztów i korzyści z wdrożenia metody outsourcingu W kolejnym etapie przeprowadzona powinna zostać analiza hierarchii i struktury wyznaczonych celów z punktu widzenia zbieżności z celami strategicznymi, taktycznymi i operacyjnymi przedsiębiorstwa. Ważna staje się też identyfikacja i ocena kosztów i zagrożeń wewnętrznych związanych z wydzieleniem w ramach outsourcingu.
3 Analiza szans i ryzyka związanych z wdrożeniem outsourcingu Trzeci etap obejmuje analizę uwarunkowań zewnętrznych wydzielenia, związanych z oceną szans i zewnętrznych zagrożeń. W analizach bierze się pod uwagę takie aspekty jak istnienie rynku usług outsourcingowych, czy wpływ wydzielenia na relacje z interesariuszami.

Faza realizacyjna
4 Stworzenie harmonogramu wdrożenia Kolejny etap ma charakter porządkujący i sprowadza się do przygotowania taktycznego harmonogramu wdrożenia.
5 Poinformowanie pracowników o planowanym wdrożeniu metody outsourcingu Ważnym etapem zaproponowanego układu procesowego staje się poinformowanie pracowników o planowanym wydzielenie, którego celem jest ograniczenie obaw wśród załogi i zmniejszenie ewentualnego oporu wobec zmian. W przypadku mikro przedsiębiorstw etap ten dotyczy tylko tych podmiotów, które zatrudniają pracowników.
6 Typowanie potencjalnych partnerów outsourcingowych (firm usługowych) Etap polegający na wyborze potencjalnych firm usługowych. Warunkiem jego przeprowadzenia jest istnienie rynku usług obsługi zewnętrznej w określonym obszarze. Polega na wykorzystaniu różnorodnych źródeł informacji (formalnych i nieformalnych) do podjęcia decyzji.
7 Opracowanie zapytań ofertowych i wybór firm, do których zapytania zostaną przesłane Etap ten obejmuje opracowanie zapytań do uszczegółowionej listy potencjalnych partnerów. Na tym etapie należy przeanalizować ostatecznie wiele szczegółów dotyczących przyszłej współpracy w ramach outsourcingu.
8 Negocjowanie warunków umowy W tym etapie następuje określenie szczegółów przyszłej współpracy.
9 Wybór firmy usługowej Ostateczny wybór partnera i podpisanie umowy outsourcingowej. Należy zwrócić uwagę, iż w przypadku mikro, małych i średnich przedsiębiorstw etap ten jest samodzielną decyzją właścicieli lub kierownictwa i nie wymaga przeprowadzenia postępowania w ramach procedur przetargowych.
10 Opracowanie harmonogramu rozpoczęcia współpracy Etap związany z ustaleniem ostatecznego harmonogramu współpracy. Określa się tu między innymi terminy i zasady transferu zasobów fizycznych i informacji pomiędzy partnerami.
Faza operacyjna
11 Realizacja pierwszych zleceń W tym etapie następuje rozpoczęcie operacyjnej współpracy i realizacja pierwszych zleceń. Ponieważ możliwe są tu jeszcze pewne niedociągnięcia organizacyjne etap ten wyodrębniono z fazy operacyjnej. Przewiduje się, że może on trwać ok. 3 miesięcy lub 3 cykli organizacyjnych w przypadku usług o charakterze ciągłym.
12 Zaawansowana współpraca W tym etapie realizowana jest współpraca w ramach outsourcingu. Wszelkie nieprawidłowości powinny być na bieżąco wyjaśniane przez obie strony kontraktu.
13 Kontrola wykorzystania outsourcingu i wprowadzanie ewentualnych modyfikacji Ostatnim etapem outsourcingu staje się kontrola jego wykorzystania i ewentualne wprowadzenie modyfikacji. Punktem wyjścia dla tego etapu stają się założenia wyznaczone w fazie koncepcyjnej dotyczące celów, korzyści oraz zagrożeń związanych z wdrożeniem opisywanej metody zarządzania.

 

Model ten przedstawiony jest w następujących publikacjach:

  1. Matejun M., Proces outsourcingu w praktyce gospodarczej małych i średnich przedsiębiorstw, [w:] Matwiejczuk W. (red.), Dylematy organizacji gospodarczych. Teoria i praktyka początku XXI wieku, Difin, Warszawa 2011, s. 121-139 [Pobierz publikację].